Integritetspolicy

§ 1

Personuppgiftsansvarig

Nordkod Media AB, org.nr 559591-6759, är personuppgiftsansvarig för behandlingen i Tallro. Frågor om personuppgifter skickas till hej@tallro.se.

När vi behandlar uppgifter för ett företags räkning, till exempel koder till en stugbys stugor, är vi personuppgiftsbiträde enligt avtal med företaget. Städföretagen vi anlitar behandlar dina uppgifter för vår räkning och får inte använda dem för egna syften.

§ 2

Vilka uppgifter vi behandlar

Konto och kontakt: Namn, e-post och mobilnummer. Inloggning sker med en engångskod till e-posten.
Bostaden: Adress, platsen på kartan (en punkt), bostadstyp, storlek och hur bostaden används (det avgör rutavdraget). Sätt att komma in, husdjur och parkering.
Koder och nycklar: Dörr-, port- och larmkoder och instruktioner sparas krypterade och visas bara för den som städar hos dig, dagarna runt städningen.
Bokningar: Tjänst, datum, tidsfönster, pris, tillägg, källa (webb, QR-kod, telefon eller e-post), godkända villkor och om du begärt start inom ångerfristen.
Personnummer: Bara när du bokar med rutavdrag, för begäran till Skatteverket. Se nästa avsnitt.
Betalning: Fakturor, betalningar och rutavdragets status. Betalar du med kort sparas kortet hos vår betalpartner Stripe; vi får bara korttypen och de fyra sista siffrorna, aldrig kortnumret.
Samtal: När du ringer oss sparar vi numret du ringer från (om det inte är dolt), tidpunkt, hur länge samtalet varade, vem som svarade och handläggarens anteckning. Lämnar du ett röstmeddelande sparas inspelningen. Säger du ja till inspelning (tryck 1 i växeln) spelas samtalet med oss in, och ditt val sparas.
Villkor och avtal: Vilken version av villkoren du godkände och när, med texten du godkände. För företag och städföretag som skriver avtal med oss: avtalets text, vem som signerade, i vilken roll, när, och beviset från BankID.
Meddelanden: SMS och e-post vi skickar om bokningen, med leveransstatus, och det du skriver till oss.
Foton: Städaren fotograferar ytor och rum som kvitto på arbetet, aldrig människor.
Städpersonal: För personal hos våra städföretag: namn, mobilnummer och vem som utfört uppdraget. När städappen används sparas tiderna för på väg, incheckning, start, klar och utcheckning, som underlag för utfört arbete och rutavdragets timmar. Positionen sparas en gång, när personen checkar in på adressen, och bara om personen själv har tillåtit det i appen. Aldrig spårning mellan uppdragen eller under arbetet.
Företag och partners: Kontaktpersoner hos företagskunder och städföretag, och det som skickas i formulären.
Tekniska uppgifter: IP-adressen i hashad form, för att stoppa missbruk av formulär, inloggning och adressökning och som bevis när ett avtal signeras, då också webbläsarens namn.

§ 3

Personnummer och BankID

Vi frågar efter personnummer bara när du vill ha rutavdrag, eftersom Skatteverket kräver det för begäran.
Numret kontrolleras med kontrollsiffran och sparas krypterat (AES-256-GCM). För att känna igen samma person sparas också en kryptografisk kontrollsumma, inte numret i klartext. Varje gång numret öppnas loggas vem som gjorde det och varför.
På fakturan står numret maskerat (ÅÅÅÅMMDD-****).
Du kan logga in på ditt konto med BankID (via Idura), eller med en kod till din e-post. Loggar du in med BankID får vi ditt namn och personnummer därifrån och kopplar dem till samma konto. Vi får aldrig något annat från din bank.
Signerar du ett avtal med oss för ett företag eller ett städföretag använder vi BankID för att visa vem som signerade. Personnumret och beviset från BankID sparas krypterade; i avtalet står numret maskerat.

§ 4

Ändamål och rättslig grund

Varför	Rättslig grund
Ta emot och utföra bokningen, skicka bekräftelse, påminnelse och besked	Avtal
Rutavdrag: begäran till Skatteverket och efterfakturering vid avslag	Rättslig förpliktelse och avtal
Fakturering och bokföring	Rättslig förpliktelse (bokföringslagen)
Påminnelser om obetalda fakturor och, om det behövs, inkasso	Avtal och berättigat intresse
Reklamationer, skador och tvister	Avtal och berättigat intresse
Kvalitet: checklista, foton och uppföljning	Avtal och berättigat intresse
Säkerhet, inloggning och skydd mot missbruk	Berättigat intresse
Städappen: in- och utcheckning och arbetstid per person, som underlag för utfört arbete och rutavdragets timmar	Rättslig förpliktelse (rutavdraget) och berättigat intresse
Städappen: positionen vid incheckningen, för att visa att uppdraget utfördes på rätt adress	Samtycke, som personen kan ta tillbaka i appen när som helst
Fråga efter ett omdöme efter utförd städning (du kan tacka nej)	Berättigat intresse
Telefonin: samtalslogg, återuppringning och röstmeddelanden	Avtal och berättigat intresse
Inspelning av samtal: så att vi kan lyssna igen på det du sa, till exempel hur din e-postadress stavas, och rätta fel i bokningen	Samtycke, som du ger med en knapp i växeln och kan ta tillbaka när som helst
Avtal med företag och städföretag: att visa vem som signerade vad och när (signeringsbevis)	Avtal, berättigat intresse och rättslig förpliktelse (bokföringslagen)
Egen besöksstatistik utan kakor: hur många som besöker sajten, varifrån och var i bokningen de slutar	Berättigat intresse
Besöksstatistik och mätning av våra annonser hos Meta, bara om du godkänt det	Samtycke, som du kan ta tillbaka här när som helst

Vi skickar inga erbjudanden eller nyhetsbrev utan ditt samtycke. Frågan om omdöme efter en städning kan du tacka nej till när du bokar och i varje fråga (se Frågan om omdöme).

§ 5

Inspelning av samtal

Innan vi kopplar ditt samtal till en av oss frågar växeln en gång om samtalet får spelas in. Tryck 1 om det går bra. Trycker du 2, eller ingenting, spelas samtalet inte in, och du får hjälp på samma sätt.
Vi spelar in för att kunna lyssna igen på det du sa, till exempel hur ett namn eller en e-postadress stavas, så att bokningen blir rätt. Inspelningen används inte till något annat.
Inspelningen sparas i 30 dagar efter samtalet och tas sedan bort automatiskt. Den ligger i vår privata lagring i Stockholm, som bara vår server når.
46elks, som kopplar våra samtal, gör inspelningen åt oss, och vi hämtar den till vår lagring, vanligen inom en timme efter samtalet. 46elks kopia kan vi inte ta bort själva; hur länge 46elks sparar den styrs av 46elks villkor.
Den som tog ditt samtal och Tallros administratörer kan lyssna på den. Varje lyssning loggas. Städföretagen får aldrig inspelningen.
Du kan ta tillbaka ditt samtycke när som helst: ring oss eller skriv till hej@tallro.se, så tar vi bort vår inspelning. Det påverkar inte din bokning.
När vi ringer upp dig spelas samtalet inte in.

§ 6

Vilka som får del av uppgifterna

Städföretaget som utför städningen får det som behövs för uppdraget: namn, adress, sätt att komma in, husdjur, parkering och, dagarna runt städningen, koderna. Aldrig ditt personnummer.
Skatteverket får personnummer, belopp och arbetade timmar när vi begär rutavdrag.
46elks (Sverige) skickar våra SMS och kopplar våra samtal. Supabase lagrar databasen och filerna i Stockholm. Vercel driver webbplatsen. Stripe tar emot kortbetalningar. Idura förmedlar BankID vid inloggning och signering. E-post skickas via Nordkods e-posttjänst. De är personuppgiftsbiträden enligt avtal, utom Stripe som är självständigt ansvarig för betalningen.
Ett inkassoföretag får namn, adress, fakturan och vad som är obetalt om en faktura inte betalas trots påminnelser och lämnas till inkasso. Inkassoföretaget har tillstånd från Finansinspektionen.
Adressökning: när du söker en adress frågar vår server OpenStreetMaps adresstjänst (Nominatim) om gatuadressen. Ditt namn och din IP-adress skickas inte med.
Meta (Meta Platforms Ireland Ltd, Facebook och Instagram) får annonsmätning från våra allmänna sidor, men bara om du godkänt annonsmätning under Kakor och mätning. När du då bokar, skickar en förfrågan eller bokar ett möte skickar också vår server händelsen till Meta, med din e-post och ditt telefonnummer som oläslig kod (hashade) och din IP-adress och webbläsare, så att Meta kan se om en annons ledde dit. Aldrig från ditt konto eller sidorna bakom en personlig länk, och aldrig om du sagt nej.
Uppgifter kan behandlas utanför EU/EES av driftleverantörer; då gäller EU-kommissionens standardavtalsklausuler eller motsvarande skydd.

§ 7

Hur länge vi sparar uppgifter

Kontot: tills du raderar det. Inloggningskoder: tio minuter.
Fakturor och bokföringsunderlag, även rutunderlaget: sju år enligt bokföringslagen.
Bokningar och adresser: så länge kontot finns, och därefter så länge det behövs för reklamationer, rutavdrag och bokföring.
Foton från städningen: 90 dagar efter uppdraget.
Städpersonalens position vid incheckningen: 90 dagar. Därefter finns bara avståndet till adressen kvar, inte platsen. Tiderna för in- och utcheckning sparas som underlag för rutavdraget och bokföringen.
Inloggningar: en session tas bort när den gått ut, en utloggad session efter 30 dagar. Inloggningskoder tas bort dagen efter att de gått ut.
Koder: tills du tar bort dem eller adressen.
Förfrågningar och ansökningar som inte leder till avtal: högst tolv månader efter senaste kontakt.
Röstmeddelanden: 90 dagar. Inspelade samtal: 30 dagar, eller tills du ber oss ta bort dem. Samtalsloggens nummer och anteckningar: 12 månader.
Villkoren du godkände: så länge bokningen och dess underlag sparas.
Avtal och signeringsbevis: under avtalets tid och tio år efter att det upphört (preskriptionstiden), och minst sju år för det som är räkenskapsinformation.

§ 8

Säkerhet

Koder och personnummer krypteras. Bara den som behöver en uppgift för sitt arbete kan se den, och visning av koder och personnummer loggas. All trafik är krypterad.

§ 9

Dina rättigheter

Du kan när som helst exportera dina uppgifter och begära radering i ditt konto. Vi raderar allt vi inte är skyldiga att spara och svarar inom en månad.
Du kan begära rättelse, begränsning, och invända mot behandling som grundas på berättigat intresse.
Du kan välja bort SMS och e-post om bokningen i kontot. Mottagningsbevis och det vi måste meddela enligt lag får du ändå.
Är du missnöjd med hur vi behandlar dina uppgifter kan du klaga hos Integritetsskyddsmyndigheten (IMY), imy.se.

§ 10

Frågan om omdöme

Efter en utförd städning får du en fråga om hur det blev, en gång per bokning, och en gång för en återkommande städning: ett sms eller ett mejl med en personlig länk. Alla kunder får samma fråga, oavsett hur det gick, och vi ger ingen ersättning för omdömen.
Bakom länken kan du skriva ett omdöme på Google och, om du vill, ge oss ett betyg och några ord. Det du skriver på Google hanterar Google enligt sina egna villkor. Betyget och orden till oss används för att följa upp kvaliteten; ett lågt betyg gör att vi hör av oss.
Du kan tacka nej när du bokar och på sidan bakom varje länk. Då sparar vi en kryptografisk kontrollsumma av din e-post och ditt mobilnummer (aldrig själva uppgifterna) i en spärrlista, så att du aldrig får frågan igen. Spärren sparas så länge vi skickar sådana frågor.
Orden du skriver till oss tas bort efter två år. Betyget kan ingå i ett snitt utan namn.

§ 11

Kakor, mätning och kartan

Vi använder kakor som behövs för att du ska kunna logga in. Mätning av våra annonser (Meta) använder vi bara om du godkänner det: innan du valt laddas inget från Meta. Annonserna anpassas aldrig efter dig. Meta Platforms Ireland Ltd är mottagare, och uppgifter kan föras över till Meta Platforms Inc. i USA, som omfattas av EU:s och USA:s ramverk för dataskydd (Data Privacy Framework).

Vi räknar också besöken på våra allmänna sidor själva, utan kakor och utan att något sparas i din webbläsare: sidan, varifrån du kom (bara webbplatsens namn eller kampanjen), om det var en mobil eller dator och ungefär var (orten, ur nätets adress). Din IP-adress sparas inte. Vi sparar bara en kod som räknas fram ur IP-adressen och webbläsaren med ett värde som byts och raderas varje dygn, så att vi kan räkna besökare men inte känna igen dig nästa dag. Statistiken sparas i 13 månader och lämnar aldrig oss. I ditt konto och på sidorna bakom en personlig länk räknas ingenting.

Mätningen gäller bara våra allmänna sidor, och adressen som skickas innehåller bara sidan och en eventuell kampanjkälla, till exempel en annons. I ditt konto och på sidorna bakom en personlig länk (bokningsbekräftelsen, betalningen, mötet och frågan om omdöme) laddas inget från Google, oavsett vad du valt.

Cookie	Används till	Sparas
sn_konto	Inloggning i ditt konto och i bokningen	30 dagar
konto_inloggad	Visar ”Mitt konto” i menyn när du är inloggad (innehåller inga uppgifter om dig)	30 dagar
sn_kund	Inloggning i kundportalen för företag	30 dagar
sn_partner	Inloggning i partnerportalen	30 dagar
sn_admin	Inloggning för Tallros handläggare	7 dagar
sn_personal	Inloggning i städappen för personal hos våra städföretag	180 dagar
_fbp	Meta: kopplar besök i den här webbläsaren till våra annonser (bara om du godkänt)	90 dagar
_fbc	Meta: kopplar ett klick på en annons till en bokning eller förfrågan (bara om du godkänt)	90 dagar

Ditt val sparas i webbläsarens lokala lagring (inte som kaka), så att vi inte frågar igen. Säger du nej efter ett ja stängs mätningen av direkt, Metas kakor tas bort och sidan laddas om utan Metas taggar.

Startsidans tjänst och adress följer med till bokningen i webbläsarens sessionslagring (raderas när fliken stängs). Kartan hämtar kartbilder från OpenFreeMap, som då ser din IP-adress men inte sätter några cookies. Typsnitten ligger på vår egen server.

Städappen sparar de uppdrag personen öppnat och det som ännu inte skickats i telefonen, så att den fungerar utan täckning. Valet om position sparas också där. Sparade sidor töms när personen loggar ut eller inte längre är inloggad, och det som inte skickats skickas aldrig i någon annans namn.

§ 12

Ändringar

Ändras policyn på ett sätt som påverkar dig meddelar vi det i kontot eller via e-post innan ändringen gäller.

Så behandlar vi personuppgifter